Il GDPR, normativa europea sulla protezione dei dati personali, impone regole chiare per il trattamento lecito, equo e trasparente di tali informazioni. In caso di licenziamento, è essenziale che l’azienda gestisca con cura i dati personali dell’ex dipendente, conformemente alle disposizioni normative.

Il GDPR specifica chiaramente che, in seguito al termine del rapporto di lavoro, non è consentito mantenere attive le caselle email dei dipendenti cessati, come ad esempio [email protected]. Il Garante della Privacy ha ribadito che la disattivazione dell’indirizzo email deve avvenire al momento della cessazione, con l’implementazione di un sistema automatico di risposta che informi i mittenti sull’inattività dell’indirizzo e fornisca alternative di contatto. È vietato il reindirizzamento automatico delle email del dipendente cessato.

La normativa stabilisce un limite massimo di tre mesi per la cancellazione dell’account email, sottolineando che il mancato rispetto di tali disposizioni configura una violazione del principio di riservatezza e pertanto è considerato illecito.

In caso di persistenza del comportamento scorretto da parte dell’ex datore di lavoro, il dipendente licenziato può agire legalmente, richiedendo al tribunale la chiusura dell’account email aziendale e, se applicabile, il risarcimento per eventuali danni subiti.

Il lavoratore ha anche la possibilità di rivolgersi al Garante della Privacy per ottenere una condanna del datore di lavoro e assicurarsi che vengano adottate le corrette pratiche di gestione dei dati personali, come indicate dalle disposizioni normative. 

È importante sottolineare che apportare modifiche alle informative sulla conservazione dei dati deve avvenire nel rispetto della legge e degli orientamenti giurisprudenziali, evitando qualsiasi rettifica in contrasto con tali principi.

Attenzione che mantenere una vecchia casella attiva comporta diversi diversi rischi legati alla protezione dei dati e alla prevenzione di potenziali minacce cibernetiche. 

• Conservare le mail di un dipendente licenziato può aumentare il rischio di accesso non autorizzato ai dati sensibili. La cancellazione immediata riduce questo rischio, garantendo che solo le persone autorizzate possano accedere a tali informazioni.
• Un dipendente licenziato potrebbe diventare un potenziale rischio di minaccia interna, specialmente se si tratta di un licenziamento conflittuale. La cancellazione delle mail riduce la possibilità che l’ex dipendente utilizzi indebitamente le informazioni aziendali o partecipi a attività dannose.
• Mantenere attive le mail di un dipendente licenziato potrebbe portare a situazioni imbarazzanti o dannose per l’immagine dell’azienda in caso di uso improprio delle comunicazioni aziendali.
•  Le caselle email inattive possono diventare bersagli di attacchi informatici come il phishing. Cancellare le mail riduce la superficie di attacco e contribuisce a proteggere sia l’azienda che gli ex dipendenti da minacce cibernetiche.